Кључна разлика: Благајна је термин који се користи за описивање особе која прикупља готовину као дио пословне трансакције која је куповина / продаја робе и услуга. Књиговођа је термин који се користи за описивање особе која води писмени запис о свакој пословној трансакцији која је куповина / продаја робе и услуга.

Благајник је термин који се користи за описивање особе која прикупља готовину као дио пословне трансакције која је куповина / продаја робе и услуга. У великим малопродајним објектима, као што су трговачки центри, обично постоје значајни захтјеви за благајнике. Благајница трговачког центра прикупља новац од купца за купљене артикле. Благајник издаје рачун за купљене артикле и враћа промјену за износ салда. Промена се враћа у случају када је износ који је клијент доделио благајнику већи од износа рачуна.

Неке од других врста компанија у којима је потребан благајник су банке, телекомуникационе компаније и компаније за производњу електричне енергије. Улога благајника варира са сваким типом компаније, али се мање-више врти око прикупљања и враћања новца. У банци, подешавање је мало другачије, јер клијенти посјећују банку како би положили готовину или подигли готовину издавањем чека. У случају компанија које се баве телекомуникацијама и производњом електричне енергије, клијенти дају новац благајнику за плаћање трошкова за струју и рачуне за коришћење телефона. У овом случају, посао благајника је сличан послу благајника у великој трговини. Активност је иста као и прикупљање готовине од клијената као плаћања на производе / услуге и враћање промене или износа биланса, ако је потребно.

Књиговодственик води евиденцију о активностима благајника које су:

• Наплата готовине од купца за производе / услуге које производи компанија
• Исплата готовине добављачима и произвођачима за производе / услуге купљене / коришћене од стране компаније
• У случају банака, благајник прима или враћа новац за депоновање или враћање на банковни рачун клијената

Улога књиговођа и благајника је уочена раније у овом чланку. Постоје два начина да се заврши посао благајника и књиговође. Један од начина је да се то уради ручно, а други да се аутоматизује цео процес. У трговачким центрима, процес је аутоматизован да би се трансакције довршиле брже. Благајник у малопродаји скенира бар код производа и када се сви кодови скенирају кроз систем онда се укупан износ рачуна за куповину директно приказује на екрану рачунара. У овом случају, књиговодствени процес је аутоматизован и додатни књиговођа није обавезан да доврши активност евидентирања трансакција. Ових дана нико не ради ручно, чак и мали ресторани наплаћују своје клијенте уз помоћ софтверског система. Рачун се издаје, готовина се прима и истовремено се у компјутеру води записник, а то значи да се благајник врши истовремено.

У закључку, примећено је да је посао благајника да прикупља и плаћа готовину за различите пословне трансакције као што су куповина, продаја и отплата кредита, док је посао књиговође да води евиденцију о свим овим пословним трансакцијама у каса. Ово дозвољава књиговођи да изврши анализу укупног износа свих пословних трансакција као што је новац који је плаћен, примљен, прикупљен и враћен назад. Посао евидентирања трансакција се обавља свакодневно, а посао усклађивања укупног износа трансакција врши се периодично по уговореном времену. У рачуноводственим терминима, процес усклађивања се назива и обрачуном, а софтвер који је познат као такви може се користити за аутоматизацију овог процеса.